2013년 연구비 정기감사 결과보고서

2014. 2.

Ⅰ. 감사 개요

1. 감사목적

❍ 연구비 관리 관련 규정 및 지침에 따른 연구비 집행의 적정성        여부의 점검을 통해 연구비 집행 실태 파악 및 개선 사항 도출

❍ 연구비 부적정 집행을 최소화하기 위해 사례, 제도, 시스템 등 현황 분석을 통한 연구비 관리의 효율성․투명성 제고 방안 마련

2. 감사수행 기간

❍ 2014년 2월 3일 ~ 2월 7일

3. 감사범위

❍ 2013년 1월 1일 ~ 2013년 12월 31일 중에 집행된 모든 연구비

(외부연구비, 간접비, 교비회계 자체연구비)

❍ 연구관련 제도 및 ERP시스템에 관한 사항

❍ 연구비 집행 및 연구과제 관리에 관한 사항

❍ 연구비를 재원으로 한 구매․계약․검수에 관한 사항

❍ 기타 연구관리와 관련된 사항(Process 개선 및 애로 사항 해결 방안 등)

4. 감사 결과 요약

구분	감사의견
우수한점	○ 다년간의 연구비 감사를 통해 연구지원시스템 및 연구관리 제 도 등 우수한연구관리 인프라를 구축하였음 ○ 철저한 일상감사가 이루어져 연구비 집행 현황이 타 기관에 비해 양호함
미흡한점	○ 기자재 도입 심의위원회 미개최 ○ 연구장비 NTIS 미등록 및 지연등록 - 연구개발사업을 통하여 취득한 연구시설․장비는 취득 후 30 일 이내에 국가과학기술종합정보시스템(NTIS)에 등록, 관리 하여야 함 ○ 연구장비, 재료 구입에 대한 검수절차 미흡 - 연구종료에 임박하여 연구장비 및 재료 구입건 발생 ○ 연구비관리자의 출장 여비 정산 관리 미흡 - 출장지에서의 회의비 집행에 따른 식대 차감 정산 미흡 ○ 자체 연구비 지원에 따른 결과보고서 및 논문제출 실적 미흡
개선 권고 사항	○ 연구업무 편람 보완(표준 회의록 작성 사례 게재) 및 연구책임 자 및 연구관리 업무담당자 연구비 집행교육 강화를 통한 회 의비 집행 기준 준수 ○ 참여 연구원 수에 따라 연구수당 상한비율 개정, 연구수행 참 여율 등이 반영된 기여도 평가표 개정 등 합리적인 기여도 평 가기준이 반영된 인센티브(연구수당) 관리지침 개선 요구 ○ 본부 부서에 지원되는 산학협력단 간접비 지급방안 개선 요구

Ⅱ. 감사 결과 세부사항

1. 기자재도입심의위원회 미개최

□ 현황 및 미흡한 점

○ 국가연구시설장비 관리 표준지침 및 자체규정 ‘기자재도입심의위원회 규정’에 따르면 국가연구개발사업을 수행하는 연구기관은 장비의 무분별한 구매 및 중복구매를 지양하기 위하여 구축예정 장비 중 3천만원 이상, 1억원 미만의 구매비용이 발생하는 장비에 대해서는 연구기관별로 ‘기자재도입심의위원회’를 개최하여 심의하여야 함에도 불구하고 연구비감사 대상기간인 2013년 1월부터 현재까지 입고 된 3천만원 이상의 연구시설․장비 중 5건에 대해서 기자재 도입 필요성 및 타당성에 대한 심의없이 구매한 사실이 있음

□ 개선방안

○ 장비의 무분별한 구매 및 중복구매를 지양하기 위하여 구축예정 장비 중 3천만원 이상, 1억원 미만의 구매비용이 발생하는 장비에 대해서는 관련 기준 및 규정에 따라 도입 전 심의위원회를 개최할 것

○ 아울러 비R&D사업으로 구매한 장비에 대해서도 심의위원회 개최 필요성을 검토할 것

2. 연구장비 NTIS 미등록 및 지연등록

□ 현황 및 미흡한 점

○ 국가연구개발사업의 관리등에 관한 규정(제25조 5항)에 따르면 연구개발사업을 통하여 취득한 연구시설․장비 중 3천만원 이상이거나 3천만원 미만이라도 공동활용이 가능한 연구시설․장비는 취득 후 30일 이내에 국가과학기술종합정보시스템(NTIS)에 등록하여 관리하여야 함에도 불구하고,

○ 2013년 1월부터 12월 사이 입고된 연구시설․장비 중 1건이 현재까지 NTIS에 미등록 되었거나 지연등록(최대 40일) 하였음

□ 개선방안

○ 미등록 대상 장비(총4개)에 대해 국가과학기술종합정보시스템(NTIS)에 즉시 등록하고, 신규 구매 장비에 대해서는 관련 규정에 따라 취득 후 30일 이내 등록하여 중복구매에 따른 예산낭비를 최소화 할 것

3. 연구기간 종료시점에 연구장비 구입

□ 현황 및 미흡한 점

○ 국가연구개발사업의 관리등에 관한 규정에 따르면 해당 연구사업에 필요한 기기․장비는 해당 연구개발과제의 종료 2개월전에 구입이 완료되어 동 연구 과제에 사용․기여하도록 규정하고 있으나

○ 연구비감사 대상 기간인 2013년내 종료된 과제에서 총 5건 31,734천원에 대해 연구기간 종료가 임박하여 구입한 사실이 있음

□ 개선방안

○ 연구 업무 담당자에 대한 연구비 집행교육 강화

○ 연구장비․재료비 집행시 기기 및 장비 등의 경우 연구개발과제 종료 2개월 이전 구입토록 하여 연구활용도 제고 및 정산 시 부당집행으로 지적 또는 회수되는 일이 없도록 할 것

4. 출장비 정산 미흡

□ 현황 및 미흡한점

○ 국가연구개발사업 연구비 관리 질의응답사례 및 지식경제 기술혁신사업 사업비 산정, 집행 및 정산매뉴얼에 따르면 출장 중 공무상 회의비를 지출한 경우 1식분을 차감하고 식비를 지급하는 것이 타당하나

○ 과제 연구비 집행에 있어 출장지에서 회의비가 사용되었음에도 출장비 정산시 식비가 중복 지급된 사실이 있음

□ 개선방안

○ 연구비 정산 담당자에 대해 관련 규정 숙지 교육 강화

5. 자체연구비지원과제 결과물 미제출

□ 현황 및 미흡한점

○ UNIST 연구업무규정 제12조(보고서 제출등) 및 연구업무규정 시행세칙 제10조(보고서의 제출)에 따르면 자체연구비로 지원된 연구과제에 대해서는 국내외 저명학술지에 논문을 게재하는 것을 원칙으로 하며, 연구기간 종료 후 2년 이내에 SCI, SSCI, A&HCI급 국내외 저명 학술지에 주저자 자격으로 논문을 게재하고, 연구논문의 별쇄본 2부를 연구지원 총괄부서(UNIST 연구전략기획팀)에 제출하여야 한다고 되어 있고, 연구종료 후 1개월 이내에 연구결과 보고서를 연구지원총괄부서(UNIST 연구전략기획팀)에 제출하여야 한다고 되어 있음에도

○ 연구결과 보고서 및 연구논문의 제출이 지연되는 사례가 있음

□ 개선방안

○ 자체연구비를 지원받아 과제를 수행하는 연구책임자에게 연구지원 총괄부서에서는 기한내 연구결과보고서를 제출하도록 제출기한을 설정, 통보할 것

○ 연구결과보고서 및 논문 제출현황을 체계적으로 관리할 수 있도록 ERP 프로그램에 제출현황을 빠짐없이 입력하여 관리

○ 더불어 자체연구비를 지원받아 과제 수행중 또는 과제 종료 후 퇴직하는 연구책임자의 연구결과보고서 미제출자에 대한 관리방안을 강구할 것

6. 연구과제관리비(회의비)집행 개선

□ 현황 및 미흡한점

ㅇ UNIST「연구비 사전검토 및 통제 지침」제5조(연구비 사전통제)

- 연구지원총괄관리부서는 서면 또는 연구지원 지원시스템을 활용하여 다음    각 호의 경우에 연구비 사전통제를 할 수 있다.

ㅇ UNIST「연구과제추진비 관리지침」제3조(세부집행기준)3항

- 회의비 집행을 위해서는 회의일시, 회의장소, 참석자, 회의내용 등을 기재한 회    의록을 작성하여야 한다.

○ “UNIST 연구업무규정”과 “UNIST 연구업무 편람”에 의거 회의비는 다과비, 회의자료 제작비, 회의 중 식비 등에 지출되는 것으로 연구자는 회의 집행시 회의목적, 회의내용, 회의장소, 회의시간, 회의참석자 등을 포함한 회의록을 작성하여야 하며, 회의비 식대 1인당 3만원이내, 30만원이상 회의비 집행시에는 참석자 전원의 서명 날인한 서명부를 첨부하도록 되어 있음에도 일부 과제에서는 회의비 처리 과정에서 회의록에 회의일시, 회의시간 미기재, 회의장소가 음식점으로 기재하는 등 회의록 작성에 미비한 사례가 있어 관련 규정을 준수하지 않은 사실이 있음.

□ 개선방안

○ 연구업무 편람 보완(표준회의록 작성 사례 게재) 및 연구책임자 및 연구관리 업무담당자 연구비 집행 교육 강화

7. 인센티브(연구수당)집행 개선 권고

□ 현황 및 미흡한점

ㅇ 「국가연구개발사업의 관리 둥에 관한 규정」제12조제5항 별표2의2

- 부당집행 금액의 회수기준 및 범위 사항(연구수당) 기여도 평가 등 합리적인 기    준없이 지급한 금액

ㅇ UNIST「인센티브(연구수당) 관리지침」제3조4항,5항

- ④제1항의 기여도 평가는 연구논문 및 특허, 연구수행 실적 및 연구과제   참여율 등의 연구성과를 종합적으로 반영하여야 한다.

⑤연구책임자 또는 참여연구원 1인이 수령할 수 있는 인센티브(연구수    당)는 해당 과제 인센티브(연구수당) 예산의 75%를 초과할 수 없는 경우   등은 예외로 한다. 단, 연구비 지원기관의 별도 지침이 있는 경우와 연구   책임자 이외의 참여연구원이 없는 경우에는 예외로 한다..

○ “UNIST 연구업무규정”과 “UNIST 연구업무 편람”에 의하면 연구수당 지급시 연구책임자는 연구기간 중 참여연구원을 대상으로 당해과제 참여율, 연구논문 및 특허, 연구수행 실적 등을 토대로 기여도 평가를 실시하도록 되어 있음

- UNIST는 참여연구원의 기여도 평가시 ‘13.7.1일 이전에는 별도의 평가표 없이 연구책임자의 평가의견에 따라 기여도가 평가되었으며, ’13.7.1일부터 연구기여도는 연구성과(기여도) 40점, 연구윤리, 독창성, 문제해결능력 40점, 근태상황 및 연구지식 수준 20점에 따라 기여도를 평가하고 있음.

- 연구기여도 평가시 다수의 연구원이 참여한 연구과제의 경우 동료 교원이 참여한 경우를 제외하고는 계약직연구원, 학생연구원(학부, 석․박사대학원생) 참여자가 있음에도 대부분 연구책임자가 1인 최대 기여도 비율 75%를 계상하고 있는 실정임.

- 연구수당은 해당 연구과제 수행과 관련된 연구책임자 및 참여연구원의 보상금․장려금 지급을 위한 수당으로「국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정」에 따르면 연구수당 지급에 관하여 기여도 평가 등 합리적 기준을 마련하고, 그 기준에 따라 지급하도록 되어 있음.

□ 개선방안

○ 참여연구원 수에 따라 연구수당 상한비율 개정, 연구수행 참여율 등이 반영된 기여도 평가표 개정 등 합리적인 기여도 평가기준이 반영된 「인센티브(연구수당) 관리지침」개선이 요구됨

8. 간접비 배분 기준 개선

□ 현황 및 미흡한점

○ 국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정 제12조5항 및 UNIST 간접연구경비 관리지침에 따르면 간접비 집행기준은 인력지원비, 연구지원비, 성과활용지원비로 구성 되어 있음. 인력지원비 및 성과활용지원비는 연구개발에 직접 참여하는 인력에게 지원하거나 연구성과물 홍보 등에 필요한 경비이고, 연구지원비는 연구개발을 지원하는 산학협력단 혹은 학부나 사업단 운영비, 연구실 안전과 보안에 활용하는 경비임

○ 하지만, UNIST 산학협력단 `13년도 간접비 배분기준 및 예산 배정안에 의하면 연구업무와 직접적으로 관련이 없는 본부 부서에 연구부서 활동비를 지급하고 있음

□ 개선방안

○ 본부 부서에 산학협력단 간접비를 직접 지급하는 것은 재검토 바라며, 만약 지원이 필요하다면 산학협력단 간접비를 학교회계 전출금으로 편성·지원하여 교비회계에 통합하여 활용하는 방법을 강구하는 것이 바람직함

9. 자체연구비지원과제(미래전략과제, 특별과제)집행 적합성 미흡

□ 현황 및 미흡한점

○ UNIST 연구업무규정 시행세칙 제29조(연구기자재 및 시설비)에 따르면 장비 및 시설의 구입 설치는 해당 연구개발사업에 1개월 이상 사용․기여하도록 규정하고 있으나

○ 연구비감사 대상 기간인 2013년내 종료된 과제중 총 11건, 34,280천원에 대해 연구기간 종료가 임박하여 구입한 사실이 있음

□ 개선방안

○ 연구 업무 담당자에 대한 연구비 집행교육 강화

○ 연구용 장비 및 기자재 등은 적어도 연구종료 1개월 이전에 구입하여 해당 연구과제에 활용될 수 있도록 적정한 시기에 구매 절차를 진행하도록 안내